見積書作成をAIで自動化！音声入力＆データ学習で簡単・時短

見積書作成って、なんでこんなに手間がかかるんだろう…そんな風に感じたことはありませんか？

成約前に過去のデータを探したり、上長や現場に確認して修正を繰り返したり、このような作業を毎回繰り返すのは、正直面倒で時間がかかりますよね。

もし「会議の記事録音声で、AIが自動で見積書を作成してくれる」 としたらどうでしょう？

実は、生成AIを活用することで、見積書作成を劇的にスピードアップ＆簡略化できるんです！

本記事では、AIを活用して見積書作成の手間を減らし、業務を効率化する方法を解説します。

手作業の見積書作成を減らしたい
もっと簡単に、ミスなく見積書を作りたい

そんな方はぜひ最後までチェックして、簡単に見積書を作成する方法を知っていってください。

Web制作会社の見積書作成における課題

Web制作会社では、案件ごとに異なる仕様や要望に対応するため、見積書作成が非常に複雑になりがち。

今回は、多くの企業が直面する課題を深掘りし、業務効率化の必要性を明確にしていきます。

Web制作会社A社のケース

Web制作事業を行うA社では、現場が商談の際にヒアリングを行い、見積もりを出すのに3営業日以上かかっていることが課題でした。

「商談の成約率が下がっているが、リソースが足りない…」そんなご相談を受け、ヒアリングを行いました。

ヒアリングの結果、今までのフローは以下のような流れと判明。

営業が商談内容を議事録にまとめる
エンジニアに工数確認を取る
予算感に合うように調整する
上長に確認を取る

この1つ1つのステップがとても手間のかかるものであり、結果として見積書作成に時間がかかることが、成約率低下の一因となっていました。

見積書作成の流れとボトルネック

Web制作会社における一般的な見積書作成は、以下のような流れになることが多いのではないでしょうか。

クライアントとの商談・ヒアリング
- クライアントの要望や予算、希望納期を確認
- Webサイトの規模や機能、デザインの方向性を擦り合わせる
過去の見積データを検索
- 類似案件を探し、適切な見積価格を検討
- 規模や仕様が異なる場合、価格調整が必要
社内での確認・調整
- デザイナーやエンジニアと見積もり内容を共有し、工数を確認
- 上長や経営層に承認を得る
見積書の作成・提出
- フォーマットに沿って見積書を作成
- クライアントに送付し、必要に応じて修正

このプロセスの中で、特に 「過去データの検索」「社内確認」「手入力による作成」 に時間がかかりやすく、業務のボトルネックとなってるのが現状です。

AIを活用した見積書作成とは？

AIを活用することで、見積書作成のプロセスを劇的に効率化できます。特に、過去データの活用や音声入力を組み合わせることで、これまで時間がかかっていた手作業の多くを自動化することが可能です。

AIを活用すると何が変わるのか？

過去の見積りデータを学習し、最適な見積書を自動作成
音声入力を活用し、商談の内容をリアルタイムで整理・反映
業務フローを短縮し、確認・修正作業の負担を軽減

これまでの手作業中心の見積書作成プロセスと比較して、AIを活用することで次のようなメリットが得られます。

AI活用の具体例

商談内容をリアルタイムでAIが記録・整理
- 商談の録音データをAIが解析し、見積りに必要な情報を抽出
- 手書きのメモや議事録作成の手間を削減
見積書の自動作成
- AIが過去の見積書データを参照し、類似案件の情報を基にドラフトを作成
- 営業担当者は、細かな調整だけを行うことで作業時間を大幅に短縮
価格の最適化
- 過去の見積もりデータや市場価格の分析を基に、適切な価格設定を提案
- 高すぎず、安すぎない最適な見積りを迅速に作成可能

導入事例：Web制作会社A社の変化

導入前
- 手作業で見積書を作成（1件あたり2時間）
- 過去案件を探す手間がかかる
- 見積りの精度にバラつきがある
導入後（AI活用）
- AIが自動で見積書を生成し、作業時間が 30分に短縮
- 商談内容をリアルタイムで反映し、見積書の精度向上
- 社内での確認フローがスムーズになり、クライアント対応が迅速化

このプロセスを具体的に理解してもらうため、活用イメージの動画やスクリーンショットを挿入するとより効果的です。

AIを活用して見積書を簡単に作る方法

活用するAIツール	・ChatGPT	難易度B
用意するデータ	・見積書の過去データ（30件以上）・商談ログ	難易度B
作業フローの変更箇所	・商談時から音声データを取る	難易度C

まとめ

見積書作成には多くの時間と手間がかかり、企業にとって業務効率化が大きな課題となっています。
今回ご紹介した生成AIの活用方法は、過去のデータをAIが学習し、自動的に最適な見積書を作成することで業務を効率化します。また、商談中の音声をAIがリアルタイムで解析し、自動で必要な情報を抽出・整理することが可能です。