GPTs×Gmail×Googleカレンダー連携で実現する業務効率化の新常識

生成AIの進化によって、業務効率化の手段も大きく広がりを見せています。中でも注目されているのが、日常業務におけるメール対応やスケジュール調整の自動化です。

本記事では、GPTsに搭載されたActions機能とGoogleの各種サービスを連携させた「メールから予定を確認し、返信まで自動で行う」仕組みを、デモ付きで紹介します。

AI活用のリアルなイメージを掴んでいただける内容となっています。

活用した技術と構成

今回のデモでは、GPTsとGoogle Apps Script（GAS）を組み合わせて、メール確認から返信までを一連の流れで自動化しています。

ここではその構成要素について詳しく見ていきましょう。

デモ動画で見る！GPTsによる自動返信の流れ

「百聞は一見に如かず」というように、GPTsがどのようにメールを処理し、予定を確認し、返信まで行うのかを実際にご覧いただくのが一番です。

このセクションでは、GPTsがメールを読み、予定を確認し、実際に返信を行うまでの流れを紹介します。

実現のポイントと活用のコツ

GPTsとGASの連携を活用すれば、ただAIに文面を作らせるだけでなく、「カレンダーの状況を加味した対応」が可能になります。

成功のカギは、適切なプロンプト設計と設定です。

Actions機能の使い方

GPTsのActions機能では、外部のAPIやスクリプトを呼び出すことが可能です。

たとえば「このメールの内容を確認して予定を調べてから返信して」とプロンプト内で指示すれば、GPTsはGASを呼び出して一連の処理を実行します。

メール文の自然な生成

プロンプトでは、「丁寧なビジネス文」「候補日を2つ以上提示」「お礼を含める」などのルールを与えることで、返信メールの品質を安定させることができます。

GPTsはトーンや表現の調整も得意です。

セキュリティと権限設定

GASを使う際には、Gmail・カレンダーへのアクセス許可が必要です。

初回実行時にはOAuth認証が求められるため、正しいスコープ設定と承認フローの確認が欠かせません。

boom nowが提供する生成AI研修との親和性

今回のデモは、実際に多くの企業が抱える「日常業務の手間」を解消するための好例でもあります。

こうした実務に即したAI活用は、boom nowが提供する生成AI研修とも高い親和性を持っています。

どのような支援をしているのか、簡単にご紹介します。

生成AIを実践で活かすための研修内容

boom nowの研修では、以下のような内容を提供しています：

• ChatGPTやGASを使った業務効率化トレーニング
• GPTs作成演習を含むハンズオン研修
• 各社の業務にあわせた個別カスタマイズの相談支援

GPTsは「現場で使えるAI」へ

Gmail・Googleカレンダーとの連携により、GPTsは実際の業務でも使える「頼れるAIツール」となりつつあります。

煩雑なやりとりに追われる日々から解放され、もっと創造的な業務に時間を割けるようになるでしょう。

今回の事例が、みなさまのAI活用の第一歩となれば幸いです。

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